ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України
02 серпня 2023 року № 1462
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
27 вересня 2023 року
за № 1696/40752
Порядок
складання та подання запитів на інформацію, розпорядником якої є Міністерство аграрної політики та продовольства України
I. Загальні положення
1. Цей Порядок розроблений з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до інформації, розпорядником якої є Мінагрополітики.
Право на доступ до інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту на інформацію.
2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених в Законі України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).
3. Розпорядником інформації відповідно до Закону є Мінагрополітики.
4. Доступ до інформації Мінагрополітики забезпечується шляхом:
1) розміщення на офіційному вебсайті Мінагрополітики;
2) розміщення на інформаційному стенді у громадській приймальній Мінагрополітики;
3) надання інформації за запитами на інформацію (далі – Запит);
4) систематичного й оперативного оприлюднення інформації: в офіційних друкованих виданнях, на єдиному державному вебпорталі відкритих даних; на єдиному вебпорталі використання публічних коштів; у будь-який інший спосіб.
5. Запитувачами інформації відповідно до Закону є фізичні, юридичні особи та об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій.
6. Відносини у сфері звернень громадян регулюються Законом України «Про звернення громадян».
II. Складення та подання запитів
1. Запитувач інформації має право звернутися до Мінагрополітики із Запитом незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання Запиту.
2. Запит може бути індивідуальним або колективним.
3. Запит подається фізичною або юридичною особою, об’єднанням громадян без статусу юридичної особи в усній чи письмовій формі під час особистого прийому, або шляхом надсилання на адресу Мінагрополітики поштою, електронною поштою, чи на «гарячу лінію» Мінагрополітики на вибір запитувача інформації.
4. З метою спрощення процедури оформлення письмового Запиту запитувач інформації може використати Форму для подання запитів на інформацію, розпорядником якої є Міністерство аграрної політики та продовольства України, затверджену наказом Мінагрополітики і розміщену на офіційному вебсайті Мінагрополітики.
5. Запит повинен містити:
ім’я (найменування) запитувача інформації, його поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено Запит, якщо запитувачу інформації це відомо;
підпис і дату за умови подання письмового Запиту.
6. У разі якщо особа з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) не може подати письмовий Запит особисто, його оформлює відповідальна особа структурного підрозділу, до функціональних обов’язків якого належить робота із Запитами, із зазначенням у ньому своїх прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), поштової адреси, контактного телефону та надає копію Запиту особі, якій надано допомогу в його оформленні.
7. На вимогу запитувача інформації на першому аркуші копії Запиту проставляється реєстраційний номер документа. Така копія повертається запитувачу інформації.
III. Порядок прийому, реєстрації, розгляду запитів та надання відповідей
1. Безпосередня організація і забезпечення доступу до інформації та організація спеціальних місць для роботи запитувачів інформації з документами чи їх копіями покладаються на структурний підрозділ, до функціональних обов’язків якого належить робота із Запитами.
2. Запити, які надійшли поштою, електронною поштою та на «гарячу лінію» Мінагрополітики, приймаються з 09 год. 00 хв. до 13 год. 00 хв. та з
13 год. 45 хв. до 18 год. 00 хв., у п’ятницю – з 09 год. 00 хв. до 13 год. 00 хв. та з 13 год. 45 хв. до 16 год. 45 хв., крім вихідних, святкових та неробочих днів.
Отримання Запитів на особистому прийомі громадян здійснюється через громадську приймальню відповідальними особами щодня з 09 год. 00 хв. до 13 год. 00 хв. та з 13 год. 45 хв. до 18 год. 00 хв., у п’ятницю – з 09 год. 00 хв. до 13 год. 00 хв. та з 13 год. 45 хв. до 16 год. 45 хв., крім вихідних, святкових та неробочих днів.
Запити, які надійшли після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня.
Запити, які надійшли у вихідні, святкові та неробочі дні, реєструються першого робочого дня після їх закінчення.
3. Діловодство за Запитами здійснюється окремо від інших видів діловодства.
4. Запити, які надійшли на адресу Мінагрополітики електронною поштою або на «гарячу лінію» Мінагрополітики, приймаються і реєструються в системі електронного документообігу (далі – СЕД) Мінагрополітики в модулі «Запити на отримання публічної інформації» відповідальними особами структурного підрозділу, до функціональних обов’язків якого належить робота із Запитами.
5. Під час реєстрації здійснюється попередній розгляд Запиту та визначаються виконавці, до функціональних обов’язків та напряму діяльності яких належить порушене у Запиті питання. Запит передається на розгляд керівництву Мінагрополітики відповідно до розподілу обов’язків для визначення головного виконавця/структурного підрозділу.
6. У разі надходження Запитів на електронну пошту їх зберігають в електронному вигляді та реєструють у СЕД. Інформація про запитувача інформації вноситься до реєстраційно-моніторингової картки СЕД.
7. При надходженні Запиту на «гарячу лінію» Мінагрополітики відповідальна особа зобов’язана з’ясувати ім’я (найменування) запитувача інформації, поштову адресу або адресу електронної пошти, номер засобу зв’язку, якщо такий є, а також суть Запиту. Після з’ясування необхідної інформації заповнюється форма Запиту, який реєструється у СЕД.
На вимогу запитувача інформації відповідальна особа зобов’язана повідомити реєстраційний номер його Запиту.
8. Відповідь на Запит надається протягом п’яти робочих днів. Відлік строку розгляду Запиту починається з дня його отримання.
У разі якщо Запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, уповноважена особа Мінагрополітики, згідно з розподілом обов’язків, може продовжити строк розгляду Запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувач інформації повідомляється у письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання Запиту.
Якщо Запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання Запиту.
Якщо у Запиті є клопотання про необхідність термінового його опрацювання та надання відповіді в строки менші, ніж визначені Законом, це клопотання має бути обґрунтованим.
9. Відповідь за результатами розгляду Запитів підписує перший заступник Міністра, заступники Міністра, державний секретар Мінагрополітики, до функціональних обов’язків яких входить питання, порушене у Запиті, відповідно до розподілу обов’язків.
10. У задоволенні Запиту може бути відмовлено у випадках, передбачених частиною першою статті 22 Закону.
11. Відмова у задоволенні Запиту надається у письмовій формі. Відповідь має містити мотивовану підставу відмови, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд Запиту, реєстраційний номер, дату відмови, підпис, а також порядок оскарження відмови.
12. Якщо Мінагрополітики не володіє запитуваною інформацією, але йому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, цей Запит надсилається належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача інформації. У такому разі відлік строку розгляду Запиту починається з дня отримання Запиту належним розпорядником.
13. Відстрочка в задоволенні Запиту допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки в разі настання обставин непереборної сили. У рішенні про відстрочку в задоволенні такого Запиту має бути зазначено прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд Запиту; дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв’язку з якими Запит не може бути задоволений у встановлений Законом строк; строк, у який буде задоволено Запит; підпис. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача інформації у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
14. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є відкритою інформацією, надається відкрита інформація з одночасним обґрунтуванням обмеження доступу до іншої частини у відповіді на Запит.
Обмеження доступу до інформації або її частини допускається у разі, якщо за визначенням вона є конфіденційною (таємною, службовою) та за умови дотримання сукупності вимог пунктів 1–3 частини другої статті 6 Закону.
15. Після підписання уповноваженою особою Мінагрополітики, згідно з розподілом обов’язків, відповіді на Запит, відповідальна особа, яка готувала документ, передає його відповідальній особі структурного підрозділу, до функціональних обов’язків якого належить реєстрація у СЕД та надання відповіді в спосіб, обраний запитувачем інформації.
IV. Плата за надання інформації
Інформація на Запит надається безоплатно.
У разі якщо задоволення Запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач інформації зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.
Витрати на копіювання та друк визначаються Мінагрополітики відповідно до Граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 15 січня 2020 року № 4).
При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.
V. Контроль за станом розгляду Запитів
Контроль за дотриманням строків розгляду Запитів здійснюється відповідальними особами структурного підрозділу, до функціональних обов’язків якого належить робота із Запитами.
Контроль за своєчасністю та повнотою надання відповіді запитувачу інформації покладається на керівників самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики, до яких надійшли Запити та які здійснюють їх розгляд.
Начальник Відділу роботи зі
зверненнями громадян та доступу
до публічної інформації Віра СЕРЖЕНКО